Welche Systeme werden für welche Aufgaben genutzt?

Fragen Sie sich auch, welche Anwendungssysteme ihre Mitarbeiter und Kollegen bei ihrer täglichen Arbeit nutzen? Und wofür nutzen Sie diese?

Warum ist das eine typische EAM-Fragestellung?

Gehen wir einen Schritt zurück und überlegen kurz, warum man sich diese Fragen stellen sollte. Allein im Falle eines Systemabsturzes einzelner Anwendungsysteme ergeben sich folgende Vorteile wenn diese Frage transparent benatwortet werden kann:

1. Es ist offensichtlich welche geschäftskritischen Abläufe an welchen Systemen hängen und welche daher evtl. redundant auszulegen sind.
2. Wenn ein Anwendungssystem ausfällt, sind sämtliche Geschäftsprozesse (nicht nur die „üblichen Verdächtigen“) identifiziert, die vom Ausfall betroffen sind.
3. Die betroffenen Mitarbeiter können gezielt informiert werden, es muss keine E-Mail mehr an alle geschickt werden.
4. Die für das System verantwortlichen Kollegen können unmittelbar informiert werden.

Die kurze Frage des Titels ließe sich in Langform so schreiben:

Welche Anwendungssysteme werden von welchen Mitarbeitern genutzt, um IT-gestützte Geschäftsprozesse durchzuführen?

Diese Frage lässt sich leicht beantworten, wenn man weiß, wo die relevanten Informationen über Mitarbeiter und die von ihnen genutzten Systeme sowie über die Prozesse die auf diesen Systemem laufen und an denen die Mitarbeiter beteiligt sind, stehen.

Manchmal sind spezielle Auskunftssysteme vorhanden, die diese einzelnen Informationen speichern. In den meisten Fällen werden spätestens die Verknüpfungen (Mitarbeiter und System, Mitarbeiter und Geschäftsprozess, sowie System und Geschäftsprozess, bzw. präzieser die ternäre Relation Mitarbeiter-System-Geschäftsprozess) von Hand in einem Tabellenkalukationswerkzeug zusammengeführt.

Eine Tabelle als erster Schritt

In der Beispieltabelle wird in der Abeilung „Architektur“ bei der „Systemplanung“ die Software „Signavio“ eingesetzt.

Abteilung	Geschäftsprozess	Software
Architektur	Systemplanung	Signavio
Architektur	Systemplanung	Signavio
Entwicklung	Systemplanung	Signavio
Entwicklung	Systemplanung	Enterprise Architect
Entwicklung	Entwurf	Signavio
Management	Systemplanung	Signavio

Ein Bild als nächster Schritt

In der obigen Tabelle sind die wesentlichen Daten enthalten. Zur Kommunikation über Daten mit Kollegen oder Vorgesetzten eignen sich Tabellen in der Regel weniger gut als Bilder.

Diese Daten lassen sich auch grafisch darstellen:

Kommunikativer, oder?

Häufig werden von den Systemen mehrere Versionen gleichzeitig betrieben. Gerade bei lizenzpflichtiger Software stellt man sich die Frage, ob der Parallelbetrieb mehrerer Versionen fachlich/technisch notwendig ist. Falls nicht, sollte das Konsolidierungspotential analysiert werden, um Kosten sparen zu können.

In einem anderen Beitrag der Kategorie „Kennen Sie das … ?“ erfahren Sie, wie sie die oben dargestellte Grafik nutzen können, um auch diese Frage gleich mit erschlagen zu können.

Darum ist das eine typische EAM-Fragestellung

An der simplen Frage „Wer nutzt was wofür?“ hängt aus Sicht des Informationsbedarfs, den man zu ihrer Beantwortung benötigt, fast das ganze Unternehmen:

• Es muss ein Organigramm vorhanden sein.
• Die Prozesse müssen dokumentiert sein.
• IT-Systeme müssen inventarisiert sein<./li>
• Die Zuordnung von Prozess zu Organisationseinheit / Mitarbeiter muss klar sein.
• Die Zuordnung von Prozess zu IT-System muss klar sein.
• Die dreiwertige(!) Beziehung, welche Organisationseinheit bei welchem Prozess von welchem IT-System unterstützt wird, muss ebenfalls klar sein.

In der Visualisierung ist es schließlich leicht möglich, auch noch Informationen über Kosten von IT-Systemen oder Durchlaufzeiten von Prozessen unterzubringen. Auch Lebenszyklusphasen, in denen sich die einzelnen Systeme befinden, lassen sich z.B. farblich kennzeichnen. Wird beispielsweise derzeit ein Projekt durchgeführt, dass die Funktionalität eines Systems erweitert, um den gänderten Geschäftsanforderungen weiterhin gerecht werden zu können, so lässt sich automatisch der jeweilige Projektname an die Box eines IT-Systems schreiben.

Um dies tun zu können, muss letztlich die Datengrundlage dafür geschaffen werden. Die Dokumentation über Projekte, IT-System-Versionen/-Lebenszyklen und die jeweiligen Beziehungen der Daten untereinander müssen vorhanden sein.

Zusammenfassung

Enterprise Architecture Management hat letztlich zum Ziel, das Unternehmen als Ganzes zu betrachten, und bei der erfolgreichen Steuerung mitzuwirken. In diesem Beitrag wurde eine, wenn nicht dietypische EAM-Fragestellung diskutiert. Die entsprechende Visualisierung lässt sich bereits mit wenigen Daten erzeugen und trotz wachsender Datenmenge weiter verwenden, was zu einem hohen Wiedererkennungswert und damit zur einer erhöhten Akzeptanz bei Mitarbeiten führt. Eine weitere typische EAM-Fragestellung zum Thema Systemschnittstellen wird in einem eigenen Beitrag behandelt.